Capita spesso di dover essere fuori sede o lontani dall’ufficio per un certo periodo di tempo. In questi casi, è essenziale impostare una risposta automatica per la posta elettronica, in modo da avvisare i destinatari della vostra temporanea indisponibilità e fornire informazioni utili. In questa guida, vi mostreremo passo per passo come impostare una risposta automatica nelle principali piattaforme di posta elettronica.
Come Scrivere una Risposta Automatica per le vostre Email
- Accedere alla Casella di Posta Elettronica: Prima di tutto, accedete alla vostra casella di posta elettronica utilizzando il programma o il servizio webmail che preferite (ad esempio, Outlook, Gmail, o altri).
- Creare un Nuovo Messaggio di Risposta Automatica: Cliccate sul pulsante “Nuovo” o sull’icona per creare un nuovo messaggio. Scrivete il testo della vostra risposta automatica, includendo informazioni importanti come la vostra assenza, la data di inizio e fine della vostra indisponibilità, e un eventuale contatto alternativo in caso di emergenze.
- Salvare il Messaggio come Bozza o Risposta Automatica: Salvate il messaggio come bozza o risposta automatica, a seconda delle opzioni disponibili nel vostro programma di posta elettronica. In questo modo, potrete riutilizzare facilmente il messaggio in futuro senza doverlo riscrivere ogni volta.
Come Impostare la Risposta Automatica nelle Diverse Piattaforme
Di seguito, vi mostreremo come impostare la risposta automatica per le email nelle due piattaforme più comuni: Outlook e Gmail.
Impostare la Risposta Automatica in Outlook:
- Aprire Outlook e cliccare sulla scheda “File” nell’angolo in alto a sinistra della finestra.
- Cliccare su “Info” nel menu a sinistra.
- Cliccare sul pulsante “Gestisci Regole e Avvisi” nella sezione “Impostazioni dell’Account”.
- Nella finestra di dialogo “Regole e Avvisi“, cliccare su “Nuova Regola” nella parte superiore della finestra.
- Nella finestra di dialogo “Crea Regola“, selezionare “Applica la Regola solo durante il Periodo Specificato” e impostare le date di inizio e fine della vostra assenza.
- Selezionare “Invia una Risposta” e cliccare sul collegamento “Una Risposta Specifica” per inserire il testo della vostra risposta automatica.
- Personalizzare il testo della vostra risposta automatica e cliccare su “OK”.
- Continuare la creazione della regola, selezionando eventuali eccezioni, e cliccare su “Fine” per attivarla.
- Riavviare Outlook per attivare la risposta automatica.
Impostare la Risposta Automatica in Gmail:
- Aprire Gmail e cliccare sull’icona dell’ingranaggio in alto a destra.
- Selezionare “Vedi tutte le impostazioni” dal menu a discesa.
- Cliccare sulla scheda “Generali” nella parte superiore della finestra di impostazioni.
- Scorrere verso il basso fino a trovare la sezione “Risposta Automatica Fuori Sede“.
- Selezionare l’opzione “Attiva Risposta Automatica“.
- Inserire il testo della vostra risposta automatica nel campo del messaggio.
- Impostare le date di inizio e fine della vostra assenza.
- Se volete, potete anche limitare la risposta automatica a persone specifiche o a domini specifici.
- Cliccare su “Salva Modifiche” per attivare la risposta automatica.
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